【AI活用】AIを使って、体制について整理をしてみよう

自チームの体制について業務情報は入れずに、AIを使って整理してみよう

AIに聞いてみる内容は、自チームの体制に必要な人員の整理をする資料となります。

AI作ってもらいたい内容は、下記の通り。
※記載された人数や工事種別A等は仮で記載しております。

• 工事種別A(昼間工事)で統制者1人、工事種別B(夜間工事)で統制者1人、工事種別C(昼間工事)統制者1人の合計統制者が3人必要であるということ。
• 統制者とは別に2人1組で工事を実施すると仮定して、1日4個の工事をした場合、8人作業者が必要であること。
• 合計すると11名が必要。
• それをパワーポイント型のまとめ資料で作成しようとすると、どういう書き方がビジネス文書としていいか。

AIは下記のように提案してくれた。

以下のように、ビジネス文書として分かりやすく整理されたパワーポイントスライド構成にすることで説得力のある資料ができます。

スライド１：タイトルスライド
タイトル例：体制に関する事項
サブタイトル(任意)：工事種別・時間帯別における最適な人員配置体制について

スライド２：背景と目的
■統制者が3名必要な背景
工事種別A(昼間工事)、工事種別B(夜間工事)で、それぞれ統制者2人(昼夜対応)
さらに、工事種別Cにも専任統制者が必要

■目的
夜間、昼間それぞれの工事種別で工事を円滑に実施できるようにする。
工事種別A、工事種別B、工事種別C、それぞれの工事に対応するための適切な統制者配置を行える。
工事品質、安全性の確保ができる。

スライド３：統制者3名体制が必要な理由(具体例)
■工事スケジュール例
夜間
A種別工事×1件⇒工事統制者①
B種別工事×1件⇒工事統制者②
C種別工事×1件⇒工事統制者③
※工事種別C工事は、夜間で実施した場合、翌日に設定されてない運用方針。

スライド４：必要体制の構成
■推奨体制(合計11名)

スライド5：まとめ
■推奨体制案(合計11名)
各種別の工事が同時対応可能な体制構築が必要。
安全・品質・進捗管理を担保するための最適配置。
上記理由により、 11名体制が最適。

上記の内容で回答があったため、参考にしながら自チームに必要な人数について整理した資料を作成してみました。

まとめ

AIに任せてみればいいというのは、前々から知っていましたが、今までは個人で考えて作成していたため、言いたいことがうまくまとまらず時間がかかることが多かった資料もこちらが言いたいことを記載するだけで体裁やスライドの自然な流れが作成される段階まで来ていたことには体験してみるとAI導入のすばらしさを体験できた出来事でした。

作成した資料を自社内レビューで更なるブラッシュアップを行い、そちらに時間をかけることもできるので、品質のいい資料が作成されるのは間違いないと思います。

実際にAI導入され始めている企業も多いと思いますので、AIに送る内容(外部情報やお客様情報がないこと)の部分は必ず注意をしながら、まずは体験してみることをお勧めします。